Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä: 21.5.2018
Viimeisin muutos: 13.10.2018

1. Rekisterinpitäjä

Teekkarispeksi Ry
PL69 02151 Espoo
Y-tunnus: 1888541-7

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Roope Vesterinen
puheenjohtaja@teekkarispeksi.fi

3. Rekisterin nimi

Teekkarispeksi ry:n tapahtumien osallistujarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä arkaluontoisiksi luokiteltavien terveydentilaa koskevien tietojen kohdalla rekisteröidyn suostumus.

Rekisteriin kerättyjä yhteystietoja käytetään vain niihin tapahtumiin liittyvään tiedottamiseen, sekä mahdolliseen laskutukseen, joihin rekisteröity on ilmoittautunut.

Alleriga ja erityisruokavaliotiedot kerätään vain jos tapahtumassa tarjoillaa ruokaa osallistujille, tai niiden keräämättä jättäminen voisi aiheuttaa huomattavaa vaaraa tapahtumaan osallistujille.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan, tapahtumasta riippuen, seuraavia tietoja:

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyiltä sähköisellä lomakkeella.

7. Tietojen säilytys ja käsittely

Tiedot säilytetään sähköisessä muodossa pilvipalvelussa. Palvelu toteuttaa asianmukaisen sähköisen suojauksen ja käsittelijät tunnistetaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin tietoihin on pääsy Teekkarispeksi ry:n hallituksen jäsenillä, tietohallintovastaavalla, sekä tapahtuman järjestämisestä vastaavilla henkilöillä.

8. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tietoja. Rekisteröidyn tiedot poistetaan 2 viikon kuluessa tapahtuman päättymisestä.

Mikäli rekisteröidyllä on avoimia laskuja tapahtumaan liittyen, poistetaan tiedot 2 viikon kuluessa laskujen maksamisesta.

Poikkeustilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan säilyttää pidempään. Tällöin rekisteröidylle ilmoitetaan pidennetystä säilytysajasta ja sen perusteista.

9. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta tai säilytetä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Tietojen tarkistus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on velvollisuus osoittaa henkilöllisyytensä rekisterinpitäjän niin pyytäessä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt käsitellään 1 kuukauden kuluessa.